コロナ禍を契機に広がったハイブリッドワーク。効率重視で設計された従来のオフィスでは、新しい働き方に対応できなくなっていました。従来のオフィスのあり方が問われ始めた転換期に、B-EN-Gでは社員の声から生まれた「来たくなるオフィス実現タスクフォース(略称：KOTF)」が発足しオフィス改革を実施。
社員主導で進められたオフィス改革は、単なる環境整備にとどまらず、働き方の変革と企業文化の醸成へとつながりました。この記事では、昨年実施されたオフィス改装を通じて、社員の声を形にするまでの挑戦を紹介します。
コロナ禍でのリモートワーク推奨と社員アンケートから浮かび上がったオフィスへの関心
B-EN-Gのオフィス改革は、コロナ禍での社員アンケートから始まりました。当初はリモートワークに関する調査でしたが、多くの社員がオフィス環境について意見を寄せていました。
これは、社員がオフィス環境に対して多くの関心や要望を持っていることを示唆していました。
これらのアンケートを踏まえて、リモートと出社のハイブリッドワークが定着する中、オフィスの役割が問い直されているように感じました。コロナ前の効率重視のオフィスから、新しい働き方に合わせた「来たくなるオフィス」への転換が求められるようになったのです。
社員協議会(※1)で実施したアンケートでは、「Web会議の設備不足」が最大の改善要望として挙げられ、次いで「席や通路の狭さ・圧迫感」、「リフレッシュエリアの設置要望」などが続きました。
そこで、社員協議会のメンバーは、オフィス改革のアイデアを求めて複数の企業のオフィスを見学し、パーソナルスペースの見直しや、改装後のオフィスに必要な設備などの調査を実施しました。
※１：社員協議会：会社の施策・経営方針、制度および規則、就労環境、その他特に懇談協議を必要とする事項について、会社と社員代表が意見交換を行い、会社の発展と社員の生活向上を図ることを目的とする協議会。
「来たくなるオフィス実現タスクフォース」発足のストーリーと目指したビジョン
他社オフィス見学で知ったABW（Activity Based Working）という概念も大きな影響を与えました。ABWとは、仕事の内容に合わせて働く場所を変えるという考え方です。これからのオフィスには、従来の「長机での執務」と「会議室での打ち合わせ」という2つのパターンだけでなく、短時間で終わる打ち合わせのための場所や立ったり座ったり自由に変えられる席種や執務に集中できるスペースなど、多様な働き方に対応したスペースが必要だと気づいたのです。
社員協議会は実施したアンケートを分析し、オフィスの問題点を具体的に把握しました。Web会議設備の不足、スペースの狭さ、リフレッシュエリアの不足など、社員の声を可視化し、改善の優先順位を決めていきました。
調査の結果やアンケート結果を踏まえたうえで、予算や実現可能性を考慮した段階的な改善アプローチを採用。
「今できることから始める」という方針のもと、実現可能な提案と将来的なビジョンを併せて、経営懇談会(※2)で、経営層に提案しました。
最終的に経営層は、社員協議会の提案やその重要性を理解し、「来たくなるオフィス実現タスクフォース」の設置を承認しました。その直後から、16階と19階の改装を皮切りに、社員主導のオフィス改革が本格的にスタートしました。
社員協議会のメンバーは「経営層が社員協議会の提案を評価し、『来たくなるオフィスに変えよう』と決断してくださった」と、経営層の決断の重要性を強調しています。
タスクフォースには社員協議会のメンバーだけでなく、公募で集まった社員や総務も加わり、様々な視点からオフィス改革を進める体制を整えました。「来たくなるオフィス」を実現するために、総務部門の見解を聞きながら、ユーザー視点での改善を目指しました。
※2：経営懇談会：社員協議会が社員の代表となり、社長、取締役などの経営層に対し、会社の改善要望や、今後取り組みたいことを提案・議論する会。年に1回開催されています。
来たくなるオフィス実現タスクフォースによるオフィス改革の成果
タスクフォースは、社員協議会で行っていたアンケート結果を考慮して、より具体的なレイアウトや什器の選定を始めました。オフィス改革には様々な視点からの検討が必要です。タスクフォースは施設面の大規模な改修だけでなく、日常業務の中での小さな不便さにも注目し、総合的な「来たくなるオフィス」の実現に取り組みました。
オフィスレイアウトの再設計
タスクフォースは複数のオフィス家具メーカーからの提案を検討し、コスト、デザイン、提案力などを総合的に評価しました。
｢各社の良い点を取り入れながら、最終的な設計を決定するプロセスは、"選ぶ側の立場"として非常に学びが多かった｣とメンバーは語ります。
改修後のオフィスでは、人間工学に基づいた十分な広さを確保。16階は執務スペースとして快適なオフィス、19階はカフェエリアなどのリラックスエリアを設けるなど、フロアごとに異なるコンセプトで設計されています。
また、緑豊かな環境を目指し、観葉植物も導入。より快適な空間を創出しています。
日常の快適性と利便性の向上
「オフィス改装」「改革」となると、大きな点に注目が集まる傾向にありますが、タスクフォースでは、細かい困りごとへの対応も進めました。
例えば、19階オフィス全席に、ケーブル一本で映像出力と給電ができるモニターを配備しました。
これにより、重いACアダプターを持ち歩く必要がなくなり、移動の負担が軽減されました。
加えて、座席管理システムを導入し、座席の利用状況をリアルタイムで可視化できるようにしています。
これらの「ちょっとした悩み事」にも対応することで、多くの人が恩恵を受け、オフィスの効率的な利用が可能になりました。
その他にも、お弁当デリバリーサービス、オフィスコンビニの導入、各フロアへの給茶機設置などを実施して、社員が快適に仕事をできるように、施策を実施しています。
このようなオフィス改革でエンゲージメントスコアの「環境」項目が上昇し、大きな効果が確認されました。特に、一部の部門ではスコアの大幅な上昇が見られ、オフィス環境の改善が社員のエンゲージメント向上に関係していることが証明されました。
改修後の19階オフィスは特に人気が高く、利用者が増加しています。中でも、カフェエリアや集中ブースなどの新しいスペースは好評で、多くの社員に利用されています。
タスクフォースは一度の改修で終わらせるのではなく、継続的な改善を目指し、社員からのフィードバックを受け、さらなる改善策を検討する体制を整えています。
それを生かして、今年度に17階のリニューアルも実施し、こちらも利用者が増加しています。
また、B-EN-G関西オフィスでも「KOTF関西チーム」が立ち上がり、改善活動が進行しています。
タスクフォースメンバーも「今後も、環境の維持と改善を継続的に行っていきたい」と語ります。
B-EN-G社内オフィス改革の実践は、ブランドステートメント「未来まで、よりそい抜く」やパーパス「世の中に創造業を増やす」といった企業理念を、具体的な行動に落とし込む良い機会となりました。
社員の声が創り出す「来たくなるオフィス」の実現
今回のオフィス改革を通じて、社員からの声を反映したオフィス環境が実現し、社内の一体感は確実に強まりました。ABW（Activity Based Working）を取り入れたオフィスレイアウトや、観葉植物などの快適性を高める設備の充実など、働き方の多様化に対応したB-EN-Gらしいオフィス空間を実現できました。
今後も、B-EN-Gは「未来まで、よりそい抜く」というブランドステートメントと「世の中に創造業を増やす」というパーパスの実現に向けて、より創造的で革新的な企業グループとして成長することを目指してまいります。
